Los riesgos del olvido (II y final) (+Ilustraciones)

Cubahora conversa sobre archivos, organizaciones, gobierno y normas en Cuba, con la doctora en Ciencias de la Información Mayra Mena Mujica, profesora titular de la Facultad de Comunicación de la Universidad de La Habana.

En la primera parte de esta entrevista, además de referirse a las complejidades de los procesos de la digitalización y a la relación entre el burocratismo y las evidencias documentales, Mena explicaba los riesgos de una deficiente gestión documental en las organizaciones, en el país, los cuales rebasan la visión patrimonial y se asocian también al funcionamiento, la calidad y eficiencia del ejercicio administrativo.

Las normas para la actividad archivística en el territorio nacional se establecen en el Decreto-Ley 265/2009, el cual asume que “los archivos garantizan la gestión administrativa del país y son evidencia de la actuación de sus personas jurídicas y naturales, siendo imprescindible su existencia para la protección de los derechos, tanto de la administración, como de la población en general”.

— ¿Cómo se instrumenta en Cuba el Decreto-Ley 265 “Del sistema nacional de archivos de la República de Cuba” y cómo se relacionan esas normativas con otras del contexto nacional e internacional?

— La implementación del Decreto-Ley 265 es responsabilidad del Archivo Nacional de Cuba (ANC) y a partir del año 2001, con el primer Decreto-Ley 221 se empezaron a establecer los sistemas institucionales de archivo en la administración del estado.

“El ANC tiene en este momento una evaluación del estado de desarrollo de su sistema e identifica algunos que han alcanzado mayor desarrollo, otros que son estables y algunos en retroceso; ellos tienen esas tres categorías.

“Quizás el problema no está tanto en la evaluación de la implementación del 265 sino en el 265 mismo. Es un Decreto-Ley (DL) que está enfocado en las formas tradicionales de la gestión documental (GD) en archivística, que son la preservación de fuentes para la investigación, o sea, la preservación de documentos patrimoniales.

“¿Qué ocurre? En el ámbito de la administración pública cubana hoy, hay unos sistemas de información que necesitan un enfoque más contemporáneo, como ha ocurrido a nivel internacional. Existen los sistemas de control interno, existen los sistemas de información para el gobierno, existen los sistemas de información clasificada, y existen los sistemas de seguridad de la información.

“En el plano internacional la gestión documental se ha diversificado: no se enfoca sólo en los procesos de preservación del patrimonio documental, sino también en crear capacidades para que las organizaciones puedan rendir cuentas y tomar decisiones con información de calidad. Eso está completamente relacionado con los procesos de control interno, por ejemplo.

“Pero el DL 265 no contiene requisitos de GD que apoyen los procesos de control interno, el componente de información y comunicación. Yo lo explico a partir de la idea de un desbalance de nuestro marco regulatorio: la Resolución 60/11 de la Contraloría General de la República (Normas del Sistema de Control Interno) estructura el control interno a partir de la consideración de evidencias para la transparencia y la rendición de cuentas, y, sin embargo, el DL 265 se enfoca en la preservación de esas evidencias como fuentes para la investigación, no en el sentido de garantizar que la información que se cree y se mantenga en la organización tenga calidad para poder tomar decisiones, rendir cuentas con información no manipulada y enfrentar procesos de fraude y corrupción.

“No están alineados en las necesidades organizacionales ambas normas. Aquella que se debiera ocupar de la GD, lo está haciendo de una sola parte que es la preservación de fuentes para la investigación.

“Yo creo que en el DL 265 hay dos elementos que tienen que mejorarse. Uno es el enfoque en el acceso a la información, que no es explícito: la razón de ser de un sistema de gestión documental y archivístico es garantizar el acceso a la información que se custodia; y el otro que está muy relacionado con ese es el necesario enfoque en servicios de información para los usuarios, como fin último de los sistemas de gestión documental”.

— ¿Quién y cómo debe decidir sobre la eliminación o salvaguarda de la documentación del gobierno y de la administración pública en Cuba?

— El DL 265 establece la existencia de comisiones de valoración que existen a nivel de cada organización: debe haber en cada organismo de la administración pública cubana una comisión que define qué se debe destruir, cuándo se debe destruir y qué se debe conservar. Nuestros diagnósticos han identificado que en algunas entidades no existen o realmente no hay requisitos definidos para que los funcionarios preserven o eliminen de una manera eficiente, no hay una metodología clara de valoración documental.

— Pero considerando que según el DL 265, los directivos de las organizaciones designan un representante para esas comisiones de valoración documental o participan ellos mismos, ¿cómo estas decisiones se pueden relacionar con los principios de transparencia y rendición de cuentas?

— Si bien es una comisión que está formada por el directivo, también en ella están los especialistas de archivo y otros funcionarios. Estas comisiones, como norma, son colegiadas y responden a ciertos intereses. Tienes toda la razón. Sin embargo, una entidad como la Comisión Nacional de Valoración Documental debe evaluar cada uno de los dictámenes de las entidades, por lo cual hay una contraparte que impide o que debe impedir que se eliminen documentos de manera indiscriminada sin la debida autorización.

“Pero el problema fundamental que hemos identificado en los diagnósticos, está en que los funcionarios de a pie, del nivel más ejecutivo en la organización, no tienen indicaciones precisas: o bien guardan toda la documentación o la destruyen sin ningún tipo de orientación”.

Mayra Mena lidera el Grupo de Investigación de Gestión Documental de la Facultad de Comunicación de la UH (Foto: Roberto Garaicoa/ Cubahora).

— ¿Qué debe tenerse en cuenta para crear una cultura sobre la gestión documental adecuada en una entidad o, por lo menos, qué acciones usted recomendaría en esa dirección? 

— Yo creo que se podrían hacer muchas cosas. A mí me parece que la formación de habilidades en los profesionales de la información es vital, así como la concientización de los directivos.

“El archivero, el gestor documental de hoy, no puede ser un trabajador empírico de la información, o sea, los procesos de gestión de información y de GD en las organizaciones son complejos, son rigurosos, tienen un conjunto muy fuerte de requerimientos e indicadores que necesitan de verdaderos profesionales. Yo aumentaría la capacitación en las personas que están trabajando en los archivos, en la administración pública. Creo que la universidad desempeña un papel esencial en eso, pero también cualquier otro sistema de formación del propio Archivo Nacional, por ejemplo”.

— ¿Cree que no hay una suficiente profesionalización en el sector de la gestión documental?

— Sí. Estos procesos en la administraciones, por razones culturales muchas veces, no son muy apreciados y, por otra parte, el enfoque de preservación de fuentes para la investigación no hace que los directivos tengan una percepción del riesgo que corre la organización: no es lo mismo perder los documentos de la historia, que perder o que estén manipulados los documentos con que la Contraloría General de la República te evalúa tú gestión. Por eso nosotros en la universidad diseñamos, desde un inicio, la formación para directivos enfocada en los riesgos y en la utilidad de los sistemas de gestión documental para el control interno.

— Desde su propia experiencia, también desde las generaciones que ha contribuido a formar, ¿cómo es ser archivero en Cuba?

— Es una actividad que no siempre es bien evaluada. Es también una actividad donde el salario no es realmente alto. Sin embargo, en aquellas instituciones donde hay una percepción muy clara de la utilidad y la necesidad de los procesos de GD, hay una mirada muy favorable hacia los archiveros.

“Ser archivero siempre es un esfuerzo grande porque el volumen de producción de documentación y de información, es más alto del que se puede procesar. Es un trabajo engorroso, sin embargo, puede llegar a ser tremendamente apasionante”.

— ¿Qué cualidades debe tener?

— Un archivero tiene que tener un alto sentido de la ética, porque es aquella persona que sabe qué ocurre en la organización y cómo, y puede favorecer la acción o impedirla. Y también puede permitir el acceso del ciudadano a una información u obstaculizarla.

“Por lo tanto, el archivero debe ser un profesional de la información comprometido con su organización, comprometido con el acceso y el derecho de acceso tanto de la administración como de los ciudadanos.

“Y tiene que ser un profesional muy responsable del cumplimiento de la ley, de las reglas, porque ellas establecen indicadores de cómo tiene que ser un sistema de GD y cómo hay que poner la información al servicio de la administración y del ciudadano”.